Gestión Documental

Gracias a las funciones de Gestión Documental Ud. podrá adjuntar a las Cuentas, Oportunidades, Campañas de Marketing, Actividades  e Incidencias archivos de todo tipo.  También podrá crear su propio disco virtual donde almacenar los documentos de comunicación de la empresa con los Usuarios del CRM a través de los apartados: Documentos Públicos,  Documentos Privados y Documentos de Grupo.

Por cuestiones de seguridad las extensiones de fichero permitidas para los documentos son:
.avi, .bat, .bak, .bmp, .csv, .doc, .docx, .gif, .ico, .ini, .jpeg, .jpg, .mp3, .qr2, .pdf, .png, .ppt, .pptx, .rar, .rtf, .sql, .ttf, .trc, .txt, .url, .xls, .xlsx, .xml, .zip
*Si necesita usar alguna otra extensión adicional no dude en contactar con nuestro departamento de asistencia para incluirla en su sistema.

El administrador del CRM será el encargado de definir en la ficha del Usuario qué permisos concretos tendrá este con respecto a la documentación, ya que no todos los usuarios tienen por qué hacer un mismo uso de los documentos adjuntos en un mismo apartado del CRM.

Los controles sobre el usuario en cada una de los apartados son:

• Ver las carpetas y estructura de los Documentos en la nube.
• Crear carpetas y directorios en la nube.
• Renombrar carpetas y/o documentos en la nube.
• Mover documentos entre carpetas de la nube.
• Copiar documentos entre carpetas de la nube.
• Borrar documentos y carpetas de la nube.
• Subir documentos a la nube.
• Descargar los documentos de la nube a su sistema individual.

Sobre cada usuario también se podrá indicar a qué sección del CRM afecta, siendo:

• Cuentas.
• Actividades.
• Campañas.
• Oportunidades.
• Incidencias. (* Esta sección tiene un trato especial ya que todos los usuarios con acceso también lo tienen a la consulta de sus documentos asociados).

Como hemos comentado existen documentos asociados directamente al Usuario, sin encontrarse vinculados a una sección, siendo:

• Documentos Públicos. Los documentos puedes ser consultados por cualquier Usuario registrado en el CRM.
• Documentos Privados. Sólo el propio Usuario y el Administrador autorizado tiene acceso.
• Documentos de Grupo. Todos los Usuarios del mismo Grupo acceden a ellos..

  
Mención aparte es la implicación del CRM con una Extranet Empresarial B2B, ya que esto posibilita que ciertos documentos sean compartidos entre el CRM y la Extranet B2B donde accede un cliente o posible cliente, por ej. Si la empresa ha realizado un contrato de condiciones de precio especiales a  un cliente se puede almacenar en esta ubicación, así tanto el Cliente como su Representante acceden a un documento único en un único lugar evitando el riesgo de duplicaciones innecesarias.
Los apartados con doble almacenamiento en el sistema de CRM y Extranet B2B son:

• Documentos de Cuentas.
• Documentos Públicos.

A las opciones de Gestión Documental Ud. podrá acceder desde la ficha de cada uno de sus apartados (Cuentas, Actividades, Oportunidades ...) o desde su localización en el menú, donde también puede acceder a los documentos Públicos y Privados usando la opción 'Mis Documentos'.